Accueil événementiel : déploiement de dispositif XXL au Groupama Stadium

Cas client : Accueil événementiel : déploiement de dispositif XXL au Groupama Stadium

Le Groupama Stadium peut accueillir plus de 60 000 personnes lors des concerts. Pour accueillir une partie des spectateurs, jusqu’à 350 hôtes et hôtesses Onet Accueil peuvent être déployés. La mise en place de tels dispositifs nécessite une organisation millimétrée, découvrez les coulisses de ces prestations récurrentes.

Un stade emblématique en France et en Europe :

Le Groupama Stadium est le 3ème plus grand de France en termes de capacité avec plus de 59 000 places (tribunes et virages). Le stade accueille les plus grands événements sportifs et culturels. Au-delà des matches de l’Olympique Lyonnais, le Groupama Stadium a aussi été la scène de nombreux concerts (Rihanna, Coldplay, Indochine…).

Pour gérer le flux de personnes lors des évènements à forte affluence, le Groupama Stadium fait appel à Onet Accueil pour notamment :

Délivrer les accréditations à l’ensemble des prestataires du Groupama Stadium
Faciliter l’accès des véhicules aux parkings du stade
Garantir le cheminement des visiteurs jusqu’aux abords du stade
Orienter et accompagner les personnes à mobilité réduite vers les accès appropriés
Contribuer au filtrage des visiteurs à la tribune Ouest et le virage Sud en collaboration avec la sécurité
Placer les spectateurs en respectant les indications du billet

S’assurer de la fluidité du départ des spectateurs

Proposer la meilleure expérience possible aux visiteurs :

Onet Accueil supervise le parcours des spectateurs au Groupama Stadium. Les visiteurs bénéficient d’un accompagnement complet afin qu’ils puissent bénéficier de la meilleure expérience possible.

Dès leur arrivée aux parkings du stade, les conducteurs sont directement accueillis par nos hôtes(ses) qui scannent les billets des visiteurs. Chaque véhicule est placé de manière à faciliter le stationnement de chacun. Les visiteurs sont ensuite orientés vers le stade.

Aux abords du stade, les visiteurs égarés peuvent être orientés par nos hôtes(ses) afin de trouver la porte correspondante à leur placement dans le stade. Les personnes à mobilité réduite peuvent être accompagnées vers les accès dédiés.

Pour accéder aux tribunes, les visiteurs doivent scanner leurs billets au contrôle d’accès électronique. En cas de problème lors du scan, ils peuvent compter sur les hôtes(ses) pour les aider. Les hôtes(ses) sont accompagnés d’agents Onet Sécurité pour intervenir si besoin. C’est l’avantage du dispositif hybride Accueil+Sécurité que nous avons mis en place pour le Groupama Stadium.

Une fois dans les tribunes, nos hôtes(ses) s’assurent que les spectateurs pourront s’installer à la place indiquée sur leur billet. Les différentes zones du stade sont couvertes par des agents d’accueil et de sécurité. Cette étroite collaboration entre l’accueil et la sécurité est indispensable pour la sûreté des visiteurs. Le processus s’inverse lors de l’évacuation du stade afin de garantir la fluidité du départ des spectateurs.

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Garantir un pilotage opérationnel optimal :

Une organisation millimétrée est mise en place lors de chaque évènement pour superviser les hôtes(ses)s placés à chaque zone. Le pilotage de la prestation est assuré par Vanessa Malisz Leheux, responsable d’exploitation Onet Accueil, Cyril Lombardo, coordinateur général (CG) et David Guigard, coordinateur général.

Le jour J, notre client réunit les CG lors d’un briefing pour détailler l’organisation du dispositif. Les CG s’assurent de la mise en œuvre des consignes du client durant la prestation. Ils sont accompagnés de deux coordinateurs généraux adjoint (CGA) afin de superviser la partie tribune et parking notamment.

Les CGA assurent le relais auprès des collaborateurs de proximité qui briefent directement les hôtes(ses) sur le terrain. Au total, ce sont plus d’une vingtaine de coordinateurs qui peuvent être mobilisés selon l’ampleur de l’évènement. A chaque niveau hiérarchique, des briefings sont effectués afin que l’ensemble de notre personnel soit opérationnel en toute circonstances.

Durant l’évènement, l’ensemble des coordinateurs (CG/CGA/coordinateurs de proximité) peuvent communiquer grâce à des talkies-walkies. En cas d’incident, l’hôte(sse) peut informer son coordinateur qui s’occupe de le relayer directement à l’interlocuteur adapté.

Les coordinateurs sont expérimentés et disposent d’une connaissance approfondie de l’architecture du stade. Ce sont des profils indispensables au bon déroulement de la prestation.

ONET ACCUEIL

Des compétences spécifiques pour chaque événement

Découvrez notre expertise

Gestion des accréditations de l’ensemble des prestataires :

Onet Accueil gère également le parking des prestataires du Groupama Stadium, on peut y retrouver des salariés opérant sur le site. Selon leur affectation, les salariés doivent posséder une accréditation spécifique. Nos hôtes(ses) sont chargés de distribuer toutes les accréditations nécessaires en amont de l’évènement.

Capacité de recrutement accrue pour pérenniser la prestation :

Onet Accueil dispose d’un vivier conséquent d’hôtes(ses) composé de plus de 700 personnes situées aux alentours de Lyon. Ce vivier est primordial pour garantir la continuité des prestations tout au long de l’année.

Pour renforcer ce vivier, des sessions de recrutement et des jobs dating sont organisés régulièrement, plus particulièrement durant l’intersaison et les mois d’octobre et mai. Les principaux critères de sélection étant le sens du relationnel, la capacité à communiquer et la ponctualité.

Collaboration étroite entre Onet Accueil et Onet Sécurité :

Les hôtes(ses) Onet Accueil peuvent compter sur la présence d’agents Onet Sécurité dans les zones à risques. Les deux métiers sont extrêmement complémentaires lors d’événements sportifs pouvant engendrer des flux de personnes importants.

Fort de leurs expériences communes, nos équipes ont créé naturellement une synergie qui se traduit par une excellente coordination sur le terrain et des compétences mutualisés.