Accueil en entreprise : comment bien choisir son prestataire de services ?
Sommaire
Accueillir et orienter, simplifier le quotidien, apporter un support expert, sont autant de services essentiels à l’image de votre entreprise et au bien-être de vos visiteurs et de vos occupants. Pour une meilleure efficacité et un réel confort de gestion, certaines sociétés choisissent ainsi d’investir sur le savoir-faire spécifique d’un prestataire d’accueil en entreprise. Mais comment s’assurer de choisir le bon ? Nous vous donnons quelques pistes.
L’expérience du visiteur commence par l’accueil qui lui est réservé. Elle déterminera l’image qu’il se fera de l’entreprise. En effet, chaque société possède ses propres spécificités et un mode de fonctionnement qui lui est propre. Pour nos équipes d’experts en accueil en entreprise, l’organisation d’un accueil efficient se décline en trois principales prestations :
- L’accueil physique et téléphonique,
- L’accueil en milieu sensible et industriel
- L’assistance aux services généraux.
Quel est la définition de l’accueil ?
L’accueil est le processus par lequel une entreprise établit le premier contact avec divers interlocuteurs, qu’ils soient visiteurs, clients, fournisseurs ou même employés. Il joue un rôle crucial dans la construction d’une relation positive avec ces personnes et dans la transmission de l’image de l’entreprise, qui est souvent considérée comme la vitrine de l’entreprise. L’accueil peut prendre plusieurs formes : accueil physique, où l’interlocuteur est reçu en personne par un agent d’accueil ; accueil téléphonique, où le contact est établi par le biais d’une communication téléphonique. Cette première interaction est souvent décisive car elle donne une première impression de l’entreprise à l’interlocuteur.
La qualité de cet accueil contribue à forger une relation positive, renforçant ainsi la perception globale de l’entreprise.
Les principales prestations d’accueil en entreprise
L’accueil physique et téléphonique
L’accueil au sein d’une entreprise, qu’il soit physique et/ou téléphonique, consiste à orienter et à renseigner les visiteurs. Ainsi, il requiert une excellente présentation physique, un très bon sens de la communication, une grande capacité d’adaptation ainsi qu’une parfaite gestion du stress. Que ce soit par la voix lors d’un appel téléphonique ou par la présentation physique, les interlocuteurs ou visiteurs se feront en effet en quelques secondes un avis sur l’entreprise et son organisation générale.
Onet Accueil élabore un diagnostic des besoins et des enjeux de chaque client afin de définir avec précision le profil des candidats qui seront sélectionnés.
Le profil sera choisi en fonction de :
- Sa capacité d’organisation,
- Sa discrétion,
- Son expérience similaire sur un autre poste,
- Sa maitrise de l’environnement bureautique,
- Sa maitrise d’une langue spécifique.
Par ailleurs la mise en place et le suivi d’un plan de formation en adéquation avec les compétences nécessaires à la mission garantit des services professionnels, homogènes et de qualité. Le plan de formation comprend du e-learning ou présentiel, en agence ou chez l’organisme référencé.
L’accueil en milieu sensible et industriel
De par la nature de leurs risques, les milieux sensibles et industriels sont soumis à des protocoles très stricts permettant de garantir des environnements sécurisés.
- Santé,
- Pétrochimie,
- Énergie,
- Métallurgie,
- Aéronautique / défense,
- Industries lourdes et de pointe.
Ils sont également synonymes de normes, de rigueur et de haut niveau d’exigence. Nos hôtesses et hôtes d’accueil possèdent une parfaite connaissance des activités des sites clients sur lesquels ils exercent. Ils sont ainsi en mesure d’accueillir et d’orienter le visiteur selon les procédures établies. Ils facilitent enfin sa prise en charge et rendent l’expérience de ce protocole d’accueil agréable.
Enfin, grâce à l’expertise du Groupe Onet sur les métiers de la sécurité-sûreté, nous avons développé un programme de formation spécifique. Il permet ainsi de sensibiliser nos collaborateurs à la culture sécuritaire en milieu sensible et industriel.
L’assistance aux services généraux
Les missions des agents d’assistance aux services généraux consistent à assurer la logistique quotidienne au sein d’une entreprise. La logistique quotidienne peut comprendre :
- La gestion administrative,
- La gestion des fournitures,
- La logistique,
- La conciergerie,
- Le courrier,
- Les réservations diverses,
- La mise en place des salles de réunions,
- La commande traiteur,
- Et toute autre demande logistique.
Enfin, de par leur grande polyvalence, leur excellente capacité relationnelle et leur sens aiguisé de l’écoute et du service, nos agents jouent un rôle stratégique dans la vie quotidienne de l’entreprise. Ils permettent aux collaborateurs du site de travailler dans les meilleures conditions.
Pourquoi déléguer la gestion de l’accueil d’une entreprise à un prestataire ?
Déléguer l’accueil d’une entreprise à un prestataire externe s’avérera être un choix judicieux. Et ce pour plusieurs raisons :
Se concentrer sur son cœur de métier
Confrontées à une forte concurrence, les entreprises sont constamment à la recherche de performance et d’optimisation. En confiant la gestion de son accueil et les différentes problématiques qu’il peut engendrer à un prestataire de services qualifié, l’entreprise se libère des contraintes de cette fonction incontournable mais récurrente et chronophage. Ainsi, cela lui permet de s’assurer un réel confort de gestion et de se concentrer sur son cœur de métier.
Lorsqu’il est affecté pour la première fois chez l’un de nos clients, notre personnel effectue une formation au poste. Cette formation est indispensable pour maîtriser les spécificités du site ; mais aussi les techniques, procédures et outils nécessaires à la bonne réalisation de ses missions. Elle lui permet également de s’imprégner de la culture et du secteur d’activité de l’entreprise cliente.
Gagner en qualité
Première étape indispensable dans la construction – et le maintien – d’une relation commerciale, l’accueil nécessite un service efficace et sur-mesure. Il est essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. En effet, externaliser la gestion de son accueil en entreprise, c’est investir sur un savoir-faire spécifique. C’est aussi la garantie pour une entreprise que ses visiteurs seront parfaitement accueillis, renseignés et orientés.
Reporting, contrôles et suivi réguliers, enquêtes de satisfaction, accès 24/7 au portail client, etc … Nos outils, pour certains développés en interne, rendent la prestation lisible à nos clients. Ils permettent d’automatiser les tâches administratives de nos hôtesses et hôtes.
Maîtriser ses coûts
Un prestataire de services dimensionne précisément son dispositif en fonction des besoins et des attentes de son client, qu’ils soient récurrents ou ponctuels. En s’adaptant aux spécificités de fonctionnement de chaque entreprise, Onet Accueil apporte à ses clients une flexibilité avérée.
Une plus grande souplesse opérationnelle
Les sociétés d’accueil en entreprise évoluent dans un marché très concurrentiel. Pour rester attractives, elles sont donc obligées de régulièrement ajuster le coût de leurs prestations, tout comme elles doivent constamment se réinventer pour continuer à être compétitives. Une garantie pour les entreprises qui font appel à elles de bénéficier d’un service de qualité facturé au juste prix.
Comment bien choisir une agence d’accueil ?
Pour avoir l’assurance que le prestataire d’accueil réponde parfaitement aux besoins de l’entreprise, il est nécessaire de cerner en amont l’ensemble des besoins liés à l’accueil. Et donc de se poser les bonnes questions :
- La mission sera-t-elle ponctuelle ou plus longue dans le temps ?
- Quelles seront les tâches qui seront confiées au personnel en poste ?
- Quel sera leur périmètre d’intervention ?
- Quelle est l’amplitude horaire attendue ?
- Quel catalogue de tenues le partenaire retenu propose pour les hôtesses et hôtes ?
Autre point d’attention, la renommée ainsi que les références du prestataire d’accueil visé.
En plus d’être en mesure de proposer différentes prestations de qualité, il doit être en capacité de parfaitement maitriser la politique de l’entreprise en matière de ressources humaines et des différentes problématiques internes. Des compétences qui lui permettront de proposer des solutions adaptées à la réalité de l’entreprise.
L’agence d’hôtesses Onet Accueil appartient à un groupe stable, fort de 150 ans d’expérience dans les services aux entreprises. Nos métiers reposent sur l’humain, où, plus qu’ailleurs, la qualité des prestations est fondée sur la fiabilité des équipes et un encadrement qualifié, bénéficiant d’outils et process standardisés.
Vous souhaitez estimer le coût de votre prestation d'accueil ?
Onet, une autre vision de l’accueil en entreprise
L’accueil est un métier d’image, mais pas uniquement. Il apporte des prestations ayant une réelle utilité opérationnelle et susceptibles de créer des connexions intelligentes entre les différentes parties prenantes de l’entreprise. L’accueil privilégie également la qualité des rapports humains et l’exigence d’un service efficace et attentif. Les hôtes et hôtesses d’accueil de Onet seront de véritables ambassadeurs, reflétant ainsi la valeur de l’entreprise au service de votre marque.
De par leur expertise et la multiplicité des missions qu’ils accompliront, ils seront les facilitateurs de votre quotidien et contribueront au bon fonctionnement de votre site ainsi qu’à la productivité et au bien-être de vos équipes.
Actionnaires, occupants, clients, prospects, candidats, fournisseurs, partenaires… Chaque visiteur est potentiellement contributeur à la performance de votre entreprise. Dans cette optique, nos hôtes et hôtesses les accueilleront et les orienteront avec professionnalisme, bienveillance et discrétion.
En parallèle, leur parfaite connaissance du site et du mode d’organisation de votre entreprise leur permettra de simplifier le quotidien de vos collaborateurs. En assurant la gestion du courrier et des colis, des déplacements en France et à l’étranger, des salles de réunion et de restauration, des parkings, etc.). Plongés dans votre environnement, ils développeront un savoir et une expertise spécifiques propres qui leur permettront de vous accompagner au plus près de vos besoins :
- Support technique,
- Services généraux,
- Administratif,
- Marketing,
- Communication
- Commercial.
Enfin, ils veilleront au bien-être de chacun via la gestion des objets trouvés, des avantages collaborateurs ou de la conciergerie. Toutes nos offres sont élaborées avec une approche résolument sur mesure. Elles feront de votre accueil le départ d’une relation profondément humaine alliée à de véritables évolutions digitales pour plus d’efficacité et d’efficience.
Notre ambition : partager notre sens du service, marqueur d’un accueil différenciant pour vos « hôtes ».
- 4 décembre 2020
- Onet France
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