L’externalisation des prestations d’accueil : un atout précieux pour les entreprises
L’espace d’accueil étant le premier point d’interaction pour les visiteurs et les collaborateurs, il reflète l’identité de l’entreprise. C’est pourquoi il est judicieux de l’externaliser pour faire appel à un professionnel de l’accueil.
Pour les entreprises qui souhaitent avoir recours à cette prestation, plusieurs questions se posent : comment fonctionne l’externalisation, quels sont ses avantages, mais aussi les pièges à éviter ?
Comment fonctionne l’externalisation de l’accueil ?
Qu’est-ce que l’externalisation de l’accueil ?
L’externalisation, parfois appelé outsourcing, est un procédé particulièrement adapté aux métiers de l’accueil. Son fonctionnement est simple : l’entreprise décide de confier une mission jusque-là assurée par son personnel en interne à un prestataire externe. Le prestataire possède une expertise éprouvée dans son domaine, et la met à disposition de l’entreprise, qui devient son client. En pratique, le prestataire et le client s’engagent mutuellement en signant un contrat d’externalisation, qui fixe les obligations de chacun.
Le prestataire prend connaissance des besoins de l’entreprise et lui propose une solution personnalisée. En effet, le conseil occupe une place importante et fait partie de la valeur ajoutée proposée par le prestataire, au même titre que le pilotage, le suivi et le reporting de la prestation. Le prestataire s’engage également à une obligation de confidentialité à propos des informations de l’entreprise.
De son côté, le client met à disposition du prestataire toutes les informations qui lui seront utiles pour exécuter sa mission.
Quelles tâches peuvent être effectuées lors d’une prestation d’externalisation de l’accueil ?
Dans les locaux du client, les hôtes et hôtesses d’accueil externalisé renseignent les visiteurs et assistent le personnel de l’entreprise. Au quotidien, leurs tâches sont polyvalentes : gestion administrative, courrier, conciergerie, réservations, logistique…
En milieu sensible et industriel (santé, pétrochimie, énergie, métallurgie, aéronautique), ils devront appliquer strictement les procédures du client.
Les agents d’accueil Onet sont sélectionnés pour leurs atouts et leur savoir-être : discrétion, capacité d’organisation, maitrise des outils bureautiques, langue étrangère, expérience.
À cela s’ajoute un parcours de formation initiale et continue, indispensable au maintien et au renouvellement des compétences.
Pourquoi de plus en plus d’entreprises font appel à des prestataires pour externaliser leur accueil ?
Les bénéfices de l’externalisation de l’accueil
L’externalisation de l’accueil permet aux entreprises de se concentrer pleinement sur leur activité principale, en déléguant la gestion de l’accueil à des professionnels chevronnés.
Les agents d’accueil disposent des compétences et de l’expertise nécessaires pour offrir un service de qualité, renforçant ainsi l’image de marque de l’entreprise. Ils permettent aux entreprises de bénéficier d’un accueil professionnel et personnalisé, assuré par des spécialistes qui mettent en valeur l’image et les valeurs de l’entreprise. Les agents d’accueil sont formés pour offrir une expérience positive aux visiteurs et aux clients, contribuant ainsi à fidéliser la clientèle et à renforcer la réputation de l’entreprise.
De plus, l’externalisation de l’accueil se révèle économiquement avantageuse, car elle évite à l’entreprise d’engager et de former du personnel supplémentaire. Elle permet de réduire les coûts opérationnels, évitant ainsi les investissements liés au recrutement, à la formation et à la gestion du personnel d’accueil en interne. L’entreprise réalise ainsi des économies significatives tout en bénéficiant d’un service de qualité. L’externalisation de l’accueil offre une flexibilité horaire accrue, qui convient particulièrement aux entreprises ayant des besoins variables en termes d’accueil.
L’accueil, une expertise Onet
Le sens du service fait partie intégrante de l’ADN Onet Accueil. Nous proposons à chacun de nos clients une prestation sur mesure, au plus près de ses besoins. Notre vision de l’accueil est axée sur l’humain avant tout. Nos hôtes et hôtesses sont un véritable trait d’union entre les personnes. Leur mission : faciliter le quotidien et améliorer la qualité de vie au travail. Nous avons développé 3 pôles d’expertise : l’accueil physique et téléphonique, l’accueil en milieu sensible et industriel et l’assistance aux services généraux.
Chaque jour nos hôtes et hôtesses accueillent les visiteurs, les orientent et répondent à leurs questions. Ils simplifient le quotidien des collaborateurs en gérant le courrier et les colis, les salles de réunion, les parkings ou encore les déplacements. Ils apportent également un support expert en intervenant dans différents domaines : services généraux, administratif, marketing, communication, commercial. Enfin, ils apportent du bien-être aux salariés, avec les services de conciergerie et la gestion des avantages collaborateurs et des objets trouvés.
L’accueil Onet en quelques chiffres :
Les risques à éviter lors d’une prestation d’externalisation de l’accueil : attention au prêt de main-d’œuvre illicite
Prêt de main-d’œuvre illicite : 3 points de vigilance à vérifier
Selon l’article L. 8241-1 du Code du travail, le prêt de main-d’œuvre illicite est une « opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre ».
Voici les points à vérifier pour éviter qu’une prestation d’externalisation soit qualifiée de prêt de main-d’œuvre illicite :
- La facturation
Pour être licite, le prêt de main-d’œuvre doit être non lucratif pour l’entreprise prêteuse. Elle ne peut facturer à l’entreprise utilisatrice que :
- Les salaires des salariés,
- Les charges sociales,
- Les frais professionnels.
L’entreprise prêteuse ne peut donc pas réaliser de marge sur le prêt de main-d’œuvre.
La rémunération des prestataires externes doit être forfaitaire : c’est un forfait qui est payé, et non un nombre d’heures travaillées.
- L’encadrement
L’entreprise prêteuse conserve l’autorité hiérarchique sur ses salariés tout au long de leur mission. Même s’ils interviennent dans les locaux de l’entreprise utilisatrice, les salariés externes n’ont aucun lien de subordination avec elle ou ses représentants. Cette mention doit figurer de manière explicite sur le contrat établi entre les 2 entreprises.
- L’objectif de la mission
La mission doit avoir pour objectif la réalisation d’une tâche précise et clairement définie. Les salariés externes ont pour but de réaliser cette tâche requérant un savoir-faire ou une technicité particulière. Ils peuvent également être là pour transmettre ce savoir-faire. Dans tous les cas, le savoir-faire ou la technicité utilisés pour la réalisation de la tâche doivent être stipulés sans ambiguïté dans le contrat.
Les sanctions en cas de prêt de main-d’œuvre illicite
Ces sanctions peuvent être d’ordre pénal ou administratif.
La sanction pénale en cas de prêt de main-d’œuvre illicite peut aller jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende. Pour les personnes morales, l’amende peut atteindre 150 000 €. D’autres peines peuvent être prononcées : interdiction d’exercer certaines activités professionnelles, exclusion des marchés publics, ou encore publication du jugement dans les journaux.
Les sanctions administratives sont diverses : suppression des aides publiques ou fermeture temporaire de l’entreprise.
Derrière l’image, une réelle utilité opérationnelle
À quoi ressemblera l’accueil de demain ?
De nouveaux enjeux et une transformation en profondeur
Avec la généralisation du télétravail et la multiplication des outils digitaux, nos modes de vie et notre rapport au travail évoluent. Cette transformation est à la fois rapide et profonde.
Dans la sphère privée comme dans la sphère professionnelle, les personnes sont de plus en plus connectées. La masse de données échangées grandit chaque jour, la gestion de l’information est toujours plus fluide.
Dans ce contexte, les métiers de l’accueil sont amenés eux aussi à évoluer. Entre personnalisation et digitalisation, l’accueil de demain offrira un environnement de travail adapté aux besoins individuels de chaque collaborateur.
- 17 juillet 2023
- Onet France
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